Расчетный инструмент, позволяющий оплачивать топливо и совершать сопутствующие покупки на АЗС без использования наличных – это топливная карта. Ей можно расплатиться за ГСМ, незамерзайку, различные жидкости, мойку автомобиля, а также рассчитаться за перекус в дорогу. Она позволяет контролировать расходы, получать бонусы и вести учет расходов. Зная, что дает топливная карта, можно систематизировать траты и заправляться более выгодно.
Топливные карты дают возможность рассчитываться на заправках без использования наличных. Кроме того, внедрение этого инструмента сводит к минимуму проведение финансовых махинаций со стороны недобросовестных водителей.
Владелец компании сам определяет, как пользоваться топливной картой. Он может выставить суточный или дневной лимит на траты, а также ограничить возможность списания для оплаты определенных товаров и услуг.
Внешний вид и типы карт
Визуально топливная карта это обычный пластиковый носитель. Он может функционировать за счет магнитной полосы, микрочипа или штрих кода. Внешне изделие похоже на обычную банковскую карту.
На карте содержится информация о:
– владельце;
– балансе;
– возможных транзакциях;
– прочих данных.
Существуют карты для физических и юридических лиц.
В зависимости от количества заправок, на которых можно использовать инструмент, топливные карты бывают:
– монобрендовые. Подходят для расчетов на АЗС определенной сети;
– мультибрендовые или универсальные.
В зависимости от учета потребления карты делят на:
– литровые. Учет осуществляется в литрах, что удобно при нестабильной стоимости топлива;
– денежные. При каждой транзакции списывается определенная сумма в денежном эквиваленте.
Оформить транспортную карту просто
У тех, кто только задумывается о внедрении удобного механизма, возникает вопрос: как оформить топливную карту.
Расчет по карте проводится в максимально автоматизированном режиме. Пользоваться ей не сложнее, чем обычной банковской картой. Деньги списываются при проведении операции с учетом выбранного лимита и остатка средств на счете.
Владелец бизнеса в отличие от пользователя может контролировать движение средств на счете. В личном кабинете можно установить лимиты на траты как по одной карте, так и по всем инструментам компании.
Доступ в ЛК осуществляется через привычный браузер. Устанавливать приложение или специальную программу не обязательно.
Механизм получения транспортной карты
Алгоритм подразумевает несколько этапов:
– выбор АЗС и компанию, которая предоставляет услуги;
– заключить договор, в котором обозначить количество носителей и особенности их использования;
– получить пластиковые карты и раздать их водителям, настроить лимиты;
– следить за наличием на балансе необходимого количества денежных средств.
Важные особенности
Прежде чем искать информацию как получить топливную карту, важно ознакомиться с ее преимуществами. Среди них:
– упрощение учета и взаимодействия водителя с бухгалтером за счет отсутствия необходимости использования наличных;
– возможность в личном кабинете отследить историю заправок, сумму транзакций, объем купленного топлива и другую важную информацию;
– получение бонусов, скидок и возможность приобретать бензин по сниженной цене для владельцев карт;
– прозрачная схема расчетов, которая исключает возможность проведения махинаций со стороны водителей или работников заправок.
Выбирая топливную карту, важно изучить условия и особенности, которые предлагают организации.
Например, владельцы топливных карт Shell могут настраивать отчетность и контролировать траты в режиме реального времени. Для клиентов предусмотрен беспроцентный кредит на срок до 14 дней, а также обмен документами по электронной почте. В Лукойле можно выбрать вариант кредитной или предоплатной системы расчетов. А Газпром предлагает дополнительную скидку при приобретении определенного объема топлива.
Как использовать
Сложностей с тем как заправлять по топливной карте обычно не возникает. Для заправки авто необходимо:
– озвучить кассиру предпочитаемый вариант оплаты до начала заправки;
– приложить носитель к терминалу;
– ввести пин-код, полученный у руководителя;
– подписать чек. Забрать с собой для отчетности один экземпляр.
Поскольку водитель не использует наличные при заправке, составлять авансовый отчет нет необходимости. Достаточно предоставлять чеки, которые остаются на руках после заправки авто.
Особенности возврата НДС
Организация может вернуть НДС при соблюдении определенных условий:
– компания не использует упрощенку и является плательщиком НДС;
– у компании есть договор на использование топливных карт, заключенный с топливной компанией;
– организация получила счет-фактуру, в которой содержатся данные о стоимости и количестве приобретенного топлива, а также выделена величина НДС. Документ должен соответствовать требованиям постановления 1137.
Чтобы возместить НДС, необходимо отразить операцию по приобретению бензина и совершению других трат на АЗС в книге покупок и соответствующей налоговой декларации.
Топливная карта – это удобный инструмент, который упрощает взаимодействие между руководителем организации и водителями, а также оптимизирует систему отчетности для налоговых органов.
Зная как оплачивать топливной картой и используя этот удобный инструмент, можно сэкономить на оплате топлива и сократить время на подготовку отчетных документов.
