Организация учета склада

Организация учета склада – один из ключевых моментов деятельности любого типа. Знание основных правил ведения складского учета и хранения материальных ценностей (товаров, сырья и пр.) позволяет мониторить товарное передвижение, снизить денежные потери и оставаться конкурентоспособными.

Учет складских процессов

Организация учета на складе регламентируется распоряжением Минфина РФ № 44Н от 9 июня 2001 года. Складской учет контролирует основные показатели производства и/или товарооборота. Сроки хранения продукции, периоды расчетов с поставщиками и контрагентами, объемы продаж и оборачиваемость товарных групп, а также количество и номенклатура остатков отображаются в документации.

Перечень складских операций, подлежащих учету, обширен:

• Оприходование и пересчет товаров, поступивших от поставщиков;
• Выдача продукции со склада в торговые залы, для развоза по точкам или напрямую покупателям;
• Информирование сотрудников склада и бухгалтерии о поступлениях, изменениях закупочных цен или порядка хранения МПЗ;
• Сверка сопроводительных документов;
• Инвентаризация и корректировка товарных групп в карточках;
• Списание брака, недостачи и пр.

В зависимости от того, для какого бизнеса работает склад (магазин, производство и т.п.), список процессов может варьироваться. Однако, для всех направлений предпринимательства грамотный подход к хранению и учету материальных ценностей – залог максимальной прибыльности, защита от воровства, порчи товара и затаривания.

Виды учета

Склад, хранение и учет, в котором организовано по всем правилам, требует регулярной проверки документации и соответствия учетным нормам. Для данной отрасли создано немало специализированных программ, позволяющих автоматизировать рутинные операции и ускорить инвентаризационные, расходные и приходные процессы.

Существует несколько методов учета, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки:

1. Одноуровневый номенклатурный учет подразумевает создание отдельной карточки для каждой товарной позиции без классификации по группам. Такой подход актуален для небольших складов с минимальным ассортиментом.
2. Универсальный партийный удобен при необходимости строгого контроля качества для каждой отдельной партии, полученной от поставщиков. Может применяться, как основной, так и в виде дополнения к другим учетным формам.
3. Многоуровневый сортовой позволяет объединить товарную номенклатуру по группам и подгруппам с различными единицами измерения и характеристиками.
4. Комбинированный складской учет включает в себя элементы партийного и сортового. Вначале учитывают поступления партий, а после распределяют поставку сортовым способом.

Упорядочивание складского учета необходимо собственникам магазинов и производств для снижения системных рисков, масштабирования бизнеса, упрощения администрирования и правильного распределения МПЗ. Выбор конкретного вида учета производится, исходя из специфики ниши и особенностей работы с контрагентами.

Преимущества автоматизированного учета

Понять, как вести учет на складе, несложно, ведь существует некий алгоритм действий. Поступление МПЗ отражается в товаросопроводительных документах (накладных, сертификатах, счетах) и сверяется по факту наличия. ТСД подлежат внесению в специальные регистрационные журналы или электронную базу.

Поставка подтверждается приходными накладными, при необходимости партии присваивается индивидуальный штрих-код. Перемещение товаров сопровождается оформлением внутренней документации – накладной по форме ТОРГ-12, продажа – выдачей фискального чека. В конце смены составляется инвентаризационная ведомость и приходные кассовые ордеры на всю поступившую продукцию, проводится ревизия.

Применение автоматизированных систем складского учета помогает уменьшить количество бумажных документов и сэкономить силы и время на их заполнение. Есть и другие плюсы:

• Быстрое получение актуальных сведений о движении материально-производственных запасов в режиме онлайн;
• Простота и скорость заполнения бухгалтерских и учетных документов для всех уровней за счет интеграции разных типов ПО (например, склад + бухгалтерия);
• Возможность удаленность доступа к товарно-учетной системе;
• Оперативный контроль сроков годности, остатков и брака;
• Минимизация ошибок при заполнении документации и подсчете товаров;
• Грамотное распределение МПЗ по зонам хранения;
• Управление резервированием и статистика передвижения продукции.

Кроме того, специальные программы могут рассылать предложения и документацию контрагентам, составлять план закупок, контролировать групповой и номенклатурный оборот товара, отправлять документацию на печать и выгрузку в настраиваемом формате. Все это существенно повышает рентабельность предпринимательской деятельности, снижает издержки и трудозатраты.